Bài viết này được viết vì nhóm thành phầm sẽ tạo thành cachtrongrausach.vn Outlook vì chưng nguyên nhân rất tốt rất có thể — quý khách của Shop chúng tôi vẫn trải nghiệm. Outlook thi công nhằm lượng mập người theo dõi với tương đối nhiều nhu yếu cùng phong thái làm việc hoàn toàn có thể sử dụng. Mặc mặc dù không có "cách thức đúng đắn", dẫu vậy tất cả một số trong những phương pháp thao tác làm việc vào lịch trình nhưng mà Cửa Hàng chúng tôi biết là đã dễ ợt rộng những phương pháp không giống. Chúng tôi hy vọng khi biết những cách thực hành thực tế rất tốt, bạn sẽ có hưởng thụ rất tốt hoàn toàn có thể lúc sử dụng Outlook.
Bạn đang xem: Cách sử dụng microsoft outlook
Hướng dẫn này trình diễn lời khuyên của chúng tôi về cách để trở nên tân tiến tối đa Outlook. Tuy nhiên, trên đây không phải là chỉ dẫn toàn diện. Một số kịch bạn dạng chủ yếu được kể để giúp đỡ chúng ta tận dụng tối đa về tối nhiều Outlook nhu cầu thống trị ban bố của chính mình.
Hướng dẫn này dành riêng cho những người:
Làm việc cho công ty lớn có bộ phận công nghệ thông tin.
Nhận hơn 30 email từng ngày.
Dành những thời quầy hàng ngày đến bài toán Outlook gửi cùng thừa nhận thỏng cũng giống như tùy chỉnh thiết lập hoặc tham dự cuộc họp.
Bất kể tùy chỉnh cấu hình máy chủ của doanh nghiệp hoặc đồ sộ tổ chức triển khai của người tiêu dùng là gì, tư liệu này sẽ bổ ích cho chính mình.
Đối với người quản ngại trị CNTT
Các câu bao gồm biểu tượng logo cachtrongrausach.vn Office nghỉ ngơi là tham chiếu đến những sản phẩm Office khác, ví dụ như cachtrongrausach.vn OneNote, với cachtrongrausach.vn SharePoint Server. Các câu đề cùa tới Tự Lưu trữ Outlook Tệp Dữ liệu (.pst) số đông được khắc ghi bằng biểu tượng tlỗi mục cùng tệp

Trong bài viết này
Các hình thức cơ bản để cai quản thời gian tốt
Outlook là một quy định giúp đỡ bạn cai quản thông điệp gmail, định kỳ, contact cùng trọng trách của chính mình. do vậy, chính sách này không chỉ nằm ở chính giữa của bài toán liên lạc nhưng mà cả Việc cai quản thời hạn của chúng ta. Để thực hiện tối đa Outlook, Shop chúng tôi khuyến nghị một vài qui định cơ bản:
Cho phép một vài thỏng trải qua. Sử dụng luật lệ để gửi thư mà lại chúng ta không cần thiết phải đọc ngay vào tlỗi mục của riêng biệt bọn chúng. Chẳng hạn như tlỗi mục mang lại dự án hoặc thư mục Nhóm Liên hệ. quý khách hàng không cần thiết phải — và vào trường hòa hợp con số to có thể không có tác dụng — hãy đọc toàn bộ thư được gửi cho mình.
Giảm số lượng vị trí chúng ta tàng trữ tlỗi bằng tay. Giảm lượng quá trình lưu trữ nhức đầu bằng cách dựa vào search kiếm nhằm xác xác định trí thư.
Xử lý tlỗi của khách hàng bằng cách cần sử dụng Bốn Ds. khi phát âm thư, hãy ra quyết định xem gồm nên:
Xóa thư (Delete it).
Thao tác bên trên thư (Do it) (phản hồi hoặc tàng trữ để tđắm đuối khảo).
Ủy nhiệm tlỗi (Delegate it) (gửi tiếp).
Trì hoãn tlỗi (Defer it) (bằng cách sử dụng thể loại và cờ) giúp thấy lại lần thiết bị hai vào danh sách trọng trách của người sử dụng.
Giảm danh sách vấn đề đề xuất làm cho của người tiêu dùng thành một danh sách. Dùng một danh sách việc cần làm tốt nhất với một lịch độc nhất vô nhị để quản lý đều điều bạn phải làm cho.
Làm việc theo lô. Dùng thể các loại để giúp bạn đội những trọng trách tựa như lại với nhau.
Cân nói kỹ Lúc gởi thư. Tuân thủ đều câu hỏi nên cùng cấm kị nhằm viết thỏng tốt.
Xem lại định kỳ và nhiệm vụ của doanh nghiệp tiếp tục.
mặc khi khi bạn không áp dụng tất cả các biện pháp thực hành thực tế cực tốt được trình bày tại chỗ này, câu hỏi chỉ triển khai một trong những bí quyết vẫn đang nâng cao yêu cầu của người sử dụng Outlook.
Đầu Trang
Thiết lập Outlook: Bố trí
Cách thứ nhất vào bài toán tiến hành những biện pháp thực hành thực tế cực tốt là tùy chỉnh cấu hình hệ thống để tối ưu hóa bí quyết chúng ta sử dụng Outlook. Cách thực hành tốt nhất có thể biết đến yêu cầu có:
Để biết cụ thể về kiểu cách thiết lập bố trí được khuyên dùng, hãy coi phần câu hỏi cần giải đáp thường gặp.
Đầu Trang
Tlỗi mục
Cách thực hành cực tốt biết đến cần có:
Hộp thư đến cho các thư mà lại bạn cần xử lý (giải quyết). Hộp thư mang đến của công ty giành riêng cho thư được gửi trực sau đó các bạn hoặc các bạn khôn cùng rất cần phải phát âm.
Nếu các bạn thừa nhận được nhiều thư vốn dịch chuyển cho tới lui thân một vài người khác nhau, tốt thế đổi quý phái dạng xem Hội thoại. Nếu ko, hãy áp dụng bí quyết sắp xếp theo ngày (biện pháp sắp xếp khoác định). Sử dụng quy tắc định hình tự động hóa nhằm chuyển toàn bộ thỏng gửi mang đến riêng rẽ bạn quý phái color lam.
Một thỏng mục tđê mê chiếu đơn bên dưới Hộp thư mang lại, đến tất cả tư liệu tđắm say chiếu mà bạn cũng có thể ước ao tmê man chiếu trở về sau. Không bao gồm văn bản làm sao được auto tàng trữ (tức thị, với cùng một quy tắc) vào tlỗi mục này. Đặt tên mang đến tlỗi mục này là 1-Tđắm say khảo. (Việc thêm 1- vẫn khiến cho mục này biến chuyển mục trước tiên vào Hộp thỏng mang đến.) Thư mục này được tạo thành dưới Hộp tlỗi cho để chúng ta cũng có thể thu gọn gàng Hộp tlỗi cho cùng đào thải khỏi dạng coi.
Đặt nhằm thỏng mục này tự động tàng trữ hàng năm.
Lưu ý: Nếu thỏng mục này trlàm việc bắt buộc quá lớn (10.000 mục trsinh sống lên), thì Outlook đã trsinh sống đề xuất chậm rì rì Lúc đưa lịch sự thư mục này.
Một tlỗi mục cho thỏng cá thể, liên quan đến công việc và riêng biệt bốn. Việc có một thư mục riêng biệt mang đến đọc tin cá nhân và tương quan mang lại các bước đang được cho phép bạn tự do search kiếm tlỗi trong những lúc người khác đang đứng sát chúng ta nhưng mà không phải băn khoăn lo lắng về vấn đề thư mẫn cảm về phương diện cá thể đã mở ra. Đặt tên thư mục này là 2-Cá nhân. Người làm chủ hoàn toàn có thể có một tlỗi mục đơn chiếc đến đánh giá về nhân viên của mình tên là 3-Quản lý.
Đặt nhằm những tlỗi mục này tự động hóa lưu trữ hàng năm.
Một tập thích hợp thỏng mục đến tlỗi của Nhóm Liên hệ. Không tuyệt nhất thiết đề nghị đọc tất cả tlỗi gửi cho Nhóm Liên hệ (còn gọi là sever list, list gửi tlỗi hoặc danh sách phân phối). Tập thích hợp tlỗi mục này là kho tàng trữ đến toàn bộ thỏng của Nhóm Liên hệ mà lại ko tự động được đưa mang đến Hộp tlỗi mang lại của khách hàng. Tạo một thư mục nấc tối đa đơn lẻ dưới Hộp thư đến của khách hàng tên là Nhóm Liên hệ, rồi tạo một tlỗi mục con mang đến mỗi chủ đề của Nhóm Liên hệ. Thông thường, một tlỗi mục cho mỗi Nhóm Liên hệ là đang đủ rồi, nhưng lại nếu quý khách hàng vẫn ở vào một số Nhóm Liên hệ liên quan, hãy lưu ý vấn đề gửi toàn cục tlỗi vào cùng một tlỗi mục.
Thu gọn thư mục Nhóm Liên hệ mức cao nhất để chúng ta không bị xao nhãng bởi những thỏng chưa hiểu vào tlỗi mục bên dưới nó.
Lưu ý: Nếu người mua cần đọc những thỏng trên một Nhóm Liên hệ, thì đừng tạo thư mục mang lại team kia. Những thư này bắt buộc chuyển thẳng vào Hộp tlỗi cho của doanh nghiệp.
Đặt nhằm thư mục Nhóm Liên hệ của chúng ta tự động tàng trữ từng sáu tháng hoặc liên tục rộng ví như bọn chúng bao gồm tính nhạy bén theo thời gian — ví dụ, một Nhóm Liên hệ để kiếm tìm chuyến đi tầm thường xe đề xuất được lưu trữ mỗi ngày.
Search Folders
Thỏng mục tra cứu kiếm bổ ích mang đến bài toán tích lũy thông báo từ những thỏng mục thư cùng RSS khác nhau. Thỏng mục search tìm có thể đặc biệt hữu ích Lúc người mua hàng cần thu thập ban bố được giữ trong số tlỗi mục không giống nhau — ví dụ như Lúc chuẩn bị đến cuộc họp mặt hàng quý.
Nếu chúng ta nhận được cân nặng to tlỗi (hơn 200 thỏng một ngày), thì thư mục tìm kiếm rất có thể là 1 phương pháp bổ ích để quý khách hàng phân tích thỏng trường đoản cú những người dân gửi không giống nhau.

Yêu mê thích (tùy chọn)
Yêu thích chất nhận được thấy được những thư mục cơ mà sẽ bị chôn sâu vào list tlỗi mục thỏng của doanh nghiệp trường hợp không có tuấn kiệt này.
Yêu thích, một tập hợp con của những thư mục thỏng, xuất hiện thêm nghỉ ngơi phía trên cùng của ngnạp năng lượng dẫn phía. Việc thực hiện Yêu thích không hẳn là tận hưởng nhằm khối hệ thống này hoạt động, tuy vậy nếu người mua hàng có một màn hình nhỏ, người mua có thể thu nhỏ cực tiểu Ngnạp năng lượng Dẫn hướng và vẫn lưu trữ thỏng của mình thành công bằng cách kéo tlỗi vào tkhô giòn đã thu nhỏ, thực hiện tìm kiếm thường thì, rồi dẫn hướng tới Lịch, Liên hệ cùng Nhiệm vụ.
Cách thực hành thực tế tốt nhất có thể biết tới buộc phải gồm những tlỗi mục tiếp sau đây vào Yêu thích của bạn: Hộp thư đến, 1-Tmê say khảo, Các mục Đã gửi cùng Các mục Đã xoá.
Đầu Trang
Quy tắc
Mục đích của việc tổ chức Outlook chúng ta là để sút lượng "lên tiếng nhiễu" ko cần thiết trong Hộp thư mang đến của bạn cùng khiến cho những mục đặc biệt quan trọng tuyệt nhất bong bóng lên trên cùng. Quy tắc hỗ trợ quy trình này bằng cách dịch chuyển tlỗi vào thư mục dựa vào những tiêu chuẩn nhưng mà chúng ta đặt. Quy tắc đã thanh lọc những tlỗi gửi vào Hộp tlỗi mang lại của công ty nhằm chỉ chất nhận được những mục rất cần phải gọi.
Cách thực hành tốt nhất có thể biết tới nên bao gồm những luật lệ sau đây (chi tiết về phong thái tùy chỉnh những quy tắc này phía trong câu chất vấn thường gặp ở cuối tài liệu này):
Trả lời Tự động Di chuyển toàn cục phản hồi về cuộc họp vốn không có nội dung đến Các mục Đã xóa. Bạn có thể coi ai đã gật đầu đồng ý bằng cách bình chọn tab theo dõi bên trong hành lang cửa số buổi họp.
Tới: Tôi Mọi thỏng được gửi trực tiếp mang đến người mua hoặc bao gồm người mua trên dòng Cc sẽ tiến hành gửi mang lại Hộp thỏng mang đến cùng không được nguyên tắc không giống cách xử trí, ngay cả Khi tlỗi cũng được gửi cho một Nhóm Liên hệ.
Yêu cầu họp được Gửi mang đến Hộp tlỗi đến Tất cả những hiểu biết họp, ngay cả lúc được gửi tới một Nhóm Liên hệ, đề nghị được gửi cho Hộp thư cho.
Trì hoãn Các mục Đã gửi Quy tắc này sẽ trì hoãn Việc giữ hộ tlỗi vào một phút ít hoặc lâu dài. lúc áp dụng quy tắc này, hãy đảm bảo an toàn thỏng của công ty đã làm được gửi đi trước khi chúng ta tắt máy tính.
Lưu ý: Đây là nguyên tắc chỉ phía sản phẩm công nghệ khách; nó sẽ không còn vận động trên Outlook Web App (OWA).
Nhóm Liên hệ Mọi thông điệp tin nhắn được gửi cho một Nhóm Liên hệ sẽ được gửi đến một thư mục Nhóm Liên hệ — trừ lúc những từ bỏ khóa của nó chỉ dẫn rằng thỏng quan lại trọng đối với quý khách, mà vào trường hợp đó thỏng sẽ được gửi đến Hộp tlỗi đến của bạn. Nhiều Nhóm Liên hệ như thể như nhau bắt buộc thực hiện và một phép tắc với được lưu trữ vào và một thỏng mục. Nếu khách hàng là thành viên của một Nhóm Liên hệ mà người mua hàng cần hiểu đầy đủ thỏng, thì đừng tạo quy tắc mang đến đội kia. Tất cả thỏng cơ mà chúng ta buộc phải gọi yêu cầu đi trực tiếp vào Hộp thỏng mang lại của người sử dụng.
Đầu Trang
Thanh Việc Cần Làm
Tkhô nóng To-Do là pa-nen sống phía bên đề xuất của Outlook. Nó hiển thị cho chính mình một kế hoạch, các cuộc hẹn sắp tới đây và list trách nhiệm hòa hợp độc nhất vô nhị của người sử dụng, trong những số đó chứa:
Thư bạn cần phản hồi (thư được lắp cờ).
Liên hệ quý khách hàng cần hiểu (contact được gắn cờ).
Nhiệm vụ gây ra tự dưng.
Cách thực hành xuất xắc nhất để thiết lập Tkhô giòn Việc Cần Làm là:
Hiển thị một Sở điều phối Ngày tháng (được bật theo mặc định).
Hiển thị trách nhiệm (được bật theo mặc định).
Hiển thị liên hệ yêu dấu.
Cách sắp xếp nhiệm vụ mang định là theo Ngày Đến hạn, mà lại bạn có thể lưu ý đến biến hóa cách thu xếp theo Ngày Bắt đầu, tùy thuộc vào Khi giải pháp chúng ta sử dụng cờ. Nếu bạn muốn xem nhiệm vụ mà chúng ta đã đưa lịch sự tuần tới vào Thứ nhì, hãy sắp xếp theo Ngày Bắt đầu. Nếu người tiêu dùng muốn xem nhiệm vụ vào ngày đến hạn của bọn chúng, hãy sắp xếp theo Ngày Đến hạn.
Cờ Mặc định
Cách thực hành tốt nhất được hiểu nên đặt cờ Bnóng Nhanh của công ty thành Hôm nay (mặc định).
Đầu Trang
Thông báo
Nếu các bạn nhấn được nhiều thư hoặc dễ dãi bị xao nhãn bởi âm tkhô giòn thông báo vốn phát để báo thư đến, Shop chúng tôi khulặng chúng ta nên tắt những tùy chọn sau đây:
Biểu tượng phong tị nạnh xuất hiện bên trên biểu Outlook của tớ trong tkhô nóng Windows vụ
Con trỏ chuyển đổi thành phong so bì vào giây lát
Âm tkhô giòn kèm theo cùng với tất cả setup phía trên
Để chuyển đổi những cài đặt này, hãy lựa chọn nút Tệp, chọn Tùylựa chọn , rồi chọn Thư.
Bên dưới Thư đến, hãy xóa lựa chọn toàn bộ vỏ hộp kiểm.

Đầu Trang
Thể loại
Các hạng mục Outlook cho phép bạn quản lý các mục theo rất nhiều cách khác nhau. Có bố kiểu thể một số loại bao gồm mà lại Cửa Hàng chúng tôi khuim yêu cầu tạo:
Dự án (có thể bao hàm người)
Chủ đề
Vị trí hoặc hoạt động
Thể loại không hẳn là chi tiết bắt buộc của hệ thống này, nhưng mà chúng sẽ giúp phần đông câu hỏi thuận lợi rộng nếu khách hàng chăm sóc tới sự việc sử dụng chúng. Chẳng hạn, chúng rất có thể giúp bạn thuận lợi hơn khi khẳng định điều bạn có thể làm ngay lập tức hiện thời với giúp cho bạn team các trọng trách tựa như hệt nhau nhằm chúng ta có thể triển khai tất cả trọng trách cùng lúc.
Để tạo thể các loại, hãy có tác dụng nhỏng sau:
Trong dạng coi bất kỳ, trên tab Trang đầu, trong team Thẻ, lựa chọn Phân loại, rồi chọn Tất cả Thể loại.
Cách thực hành thực tế tốt nhất có thể được cho là phải gồm một thể loại cho:
Mỗi nhân viên bên dưới quyền và người quản lý của người dùng mang lại các mục mà quý khách muốn xem lại vào cuộc họp tới (ví dụ như nhân tiện nhiều loại có tên 1:1 Người cai quản lý).
Mỗi vị trí hoặc loại hoạt động chính mà người dùng triển khai, để người mua hàng có thể thực hiện những hành động hàng loạt (một phần hữu ích của việc quản lý nhiệm vụ của bạn), ví dụ:
Trực tuyến cho các trách nhiệm nhưng mà bạn chỉ rất có thể thực hiện trực tuyến hoặc trải qua trình để ý Web.
Đọc cho các nhiệm vụ chỉ việc gọi — không đề xuất phản hồi. Thể nhiều loại này có lợi cho những thư hoặc phần đính kèm lâu năm nhưng mà bạn phải phát âm tuy nhiên thiết yếu coi ngay chớp nhoáng.
Đang đợi cho những trọng trách hay thỏng cơ mà bạn đang chờ bình luận, nhưng không có hành động tiếp theo sau rõ ràng cho bạn.

phía trmong một số thể loại khăng khăng góp giữ lại hầu như thể các loại này làm việc bên trên thuộc của list thể một số loại với nói các bạn về địa điểm bạn nên xuất hiện Lúc thực hiện trách nhiệm này (ví dụ như
Mỗi chủ đề hoặc dự án đặc biệt quan trọng nhằm chúng ta có thể dễ dàng tìm kiếm thấy tlỗi bên trên một chủ đề nhất thiết — tiêu biểu là khi ko có từ bỏ nào vào nội dung hoặc chủ đề của thỏng hỗ trợ cho tlỗi lộ diện vào tìm kiếm.
Các mục đặc biệt phải hoàn thành vào từ bây giờ và không thể gửi quý phái ngày khác.
quý khách hàng rất có thể vận dụng những thể một số loại cho một mục đơn — ngược với Việc lưu trữ, trong số ấy các mục chỉ rất có thể phía bên trong một thỏng mục độc nhất vô nhị tại một thời điểm. Chẳng hạn, một thỏng đặc biệt mà lại bạn muốn thảo luận với những người làm chủ của bản thân trước lúc phản hồi có thể được phân một số loại đối với cả thể loại
Email và thể một số loại 1:1 Người quản lí lý.

Thể một số loại Bấm Nhanh khô của bạn yêu cầu là thể loại nhưng mà các bạn vận dụng thường xuyên tốt nhất.
Để đặt thể nhiều loại Bnóng Nkhô hanh của công ty, hãy làm như sau:
Trong dạng coi ngẫu nhiên, trên tab Trang đầu, vào nhóm Thẻ, lựa chọn Phân các loại ,rồi chọn Đặt Bnóng Nhanh.
Nhỏng quý khách sẽ thấy, thể loại giúp làm tiêu biểu tlỗi và nhiệm vụ vào Thanh khô Việc Cần Làm của doanh nghiệp, góp tìm kiếm tìm tác dụng rộng cùng giúp cho bạn chuẩn bị sẵn sàng đến cuộc họp.
Lưu ý: Hãy không nguy hiểm lúc phân loại thư gửi đi — người nhận của quý khách hàng có thể nhìn thấy thể các loại của công ty.
Đầu Trang
Các bmong nhanh

Cách Nhanh khô cung ứng cho chính mình tài năng triển khai các hành động vào một đợt bấm. Đây là một trong những dụng cụ bổ ích để giúp đỡ các bạn bảo trì hộp thỏng mang đến gọn gàng với nhìn tổng thể đã công dụng hơn lúc áp dụng Outlook. Bất kỳ thời gian nào các bạn nhận thấy bản thân triển khai các bước giống như nhau các Outlook, hãy thử chế tác một Cách Nhanh khô.
Cách thực hành thực tế tốt nhất được hiểu nên bao gồm những Bước Nkhô hanh tiếp sau đây. Để biết thêm công bố, hãy xem Tự hễ hóa các nhiệm vụ thông thường hoặc lặp lại với Bước Nhanh:
Tmê say khảo | Đánh dấu tlỗi là đã hiểu. Chuyển mang đến thư mục 1-Tđê mê khảo của doanh nghiệp. | Đây là nút tàng trữ cùng với một đợt bấm của doanh nghiệp. |
Cá nhân | Đánh dấu thư là đã hiểu. Chuyển đến thỏng mục 2-Cá nhân của người tiêu dùng. | Để tàng trữ thỏng cá nhân. |
Xong | Đánh dấu thỏng là đã hiểu. Đánh dấu tlỗi là đã chấm dứt. Chuyển mang lại tlỗi mục 1-Tsi khảo của doanh nghiệp. | Đối cùng với các thỏng xem thêm mà chúng ta sẽ bình luận hoặc cách xử trí theo cách khác. |
Trì hoãn* | Đánh dấu thư là đã đọc. Gắn cờ mang đến thư là một nhiệm vụ trong Hôm nay Chuyển đến thỏng mục 1-Tsay đắm khảo của doanh nghiệp. | Đối với tlỗi cơ mà bạn muốn giải pháp xử lý sau. Xem thêm: Tìm Kiếm Bằng Giọng Nói Trên Youtube Pc, Bật Tính Năng Tìm Kiếm Bằng Giọng Nói |
*Bước Nkhô cứng Cá nhân với Trì hoãn không hẳn là các Bcầu Nhanh mặc định.
Bcầu Nhanh hao Tùy chọn
Ngoài các Bước Nkhô nóng liệt kê sinh sống trên, tùy nằm trong vào quá trình cùng những hoạt động mặt hàng ngày của chính bản thân mình, người mua có thể muốn tạo các một số loại Cách Nhanh sau đây:
Phân loại và Di đưa | Đánh dấu thỏng là đã hiểu. Phân một số loại thư. Chuyển mang đến thư mục 1-Tsi mê khảo của doanh nghiệp. | Quý khách hàng phân nhiều loại những thư của bản thân trước khi lưu trữ thư sẽ giúp đỡ bạn tìm kiếm thấy chúng sau này. Tạo một tlỗi mục cho mỗi thể một số loại cơ mà bạn hay sử dụng. |
Gắn cờ và Di chuyển | Đánh dấu tlỗi là đã hiểu. Gắn cờ cho tlỗi. Chuyển đến thư mục 1-Tyêu thích khảo của người sử dụng. | Quý khách hàng gắn cờ đông đảo trang bị vào các ngày khác nhau, chẳng hạn như Ngày mai, Tuần Này, v.v. Hãy tạo một ngày cho mỗi cờ chúng ta thường được sử dụng. |
Gắn cờ, Phân loại và Di chuyển | Đánh dấu tlỗi là đã phát âm. Gắn cờ cho thỏng. Phân các loại thỏng. Chuyển cho thỏng mục 1-Tđắm say khảo của khách hàng. | Bạn dùng một vài thể loại để giúp mình gọi ngữ cảnh của nhiệm vụ. Ví dụ: |
tin tức đến người mua và Di chuyển | Đánh dấu thỏng là đã phát âm. Tạo một tlỗi chuyển tiếp bên dưới dạng tlỗi tin tức đến bạn Chuyển mang lại tlỗi mục 1-Tsay đắm khảo của doanh nghiệp. | quý khách hàng thường chuyển tiếp gmail đến người khác (nội dung bài viết, v.v.) |
Ủy nhiệm | Đánh dấu thư là đã phát âm. Tạo một tlỗi đưa sau đó một bạn cầm thể Chuyển mang lại thỏng mục 1-Tmê mẩn khảo của chúng ta. | quý khách hàng nhấn thư vốn dành riêng cho tất cả những người khác. |
Nhiệm vụ | Tạo một nhiệm vụ với phần đính kèm Xóa thư | Bạn cần thêm ngữ chình họa cho thỏng được thêm cờ. |
Nhóm Liên hệ | Đánh dấu tlỗi là đã gọi. Chuyển tới thỏng mục Nhóm Liên hệ của bạn (hoặc cho một thỏng mục Nhóm Liên hệ vậy thể). | Quý khách hàng nhận ra một số tlỗi từ các Nhóm Liên hệ trong Hộp tlỗi đến của quý khách hàng bởi các nguyên tắc một bí quyết quanh đó ý muốn. Ví dụ: quý khách hàng gồm một nguyên tắc nhằm tàng trữ tất cả thỏng từ thỏng mục Nhóm Liên hệ vào một thỏng mục, trừ lúc thỏng có từ thanh ở chỗ ngẫu nhiên trong câu chữ. Thông thường, ai đó sẽ gởi tlỗi đến thư mục Nhóm Liên hệ có đựng từ bỏ thanh, mà lại phía trên chưa phải là vấn đề liên quan mang lại bạn. |
Trả lời & Xóa | Mlàm việc hành lang cửa số vấn đáp. Xóa thư gốc | Quý Khách thường nhận được tlỗi nkhô cứng mà lại bạn cần trả lời, nhưng lại sau đó thì bạn không đề xuất tlỗi nơi bắt đầu. Ví dụ: "Này, các bạn có muốn ăn trưa thuộc không?" Phản hồi của bạn: "Chắc chắn!" |
Sau khi chúng ta bắt đầu tạo thành Bmong Nkhô nóng, người tiêu dùng sẽ thấy rằng có thể có các cách khác để về tối ưu hóa số lần bấm cần thiết nhằm xong xuôi điều gì đấy. Bất kỳ lúc nào người dùng dìm thấy mình tiến hành và một việc những lần, hãy thử tạo một Bước Nkhô cứng. Và Lúc dự án nạm đổi, hãy cập nhật Bmong Nkhô nóng của người mua để chúng là những điều tốt nhất nhưng mà quý khách hàng thực sự có tác dụng.
Đầu Trang
Chinh phục Hộp thỏng mang lại của bạn cùng với bốn chữ D
Sau Lúc thiết lập hệ thống của mình, các bạn sẽ sẵn sàng để bắt đầu cai quản tlỗi mang đến. Bằng cách thay đổi Hộp thư đến của người mua hàng thành vị trí trung trọng điểm để nhận thư đặc biệt, bạn cũng có thể xem qua nó với việc tin tưởng rằng mỗi mục phần đa là điều người tiêu dùng cần xử lý.
Đối cùng với mỗi thỏng vào Hộp tlỗi cho của bạn:
Nếu tlỗi ko đặc biệt, hãy xóa tức thì (delete it).
Nếu rất có thể làm việc bên trên thư vào một hoặc nhị phút ít, hãy tiến hành (trả lời, lưu trữ, Gọi, v.v.) (vày it).
Nếu tlỗi chưa phải dành riêng cho người mua hoặc nếu khách hàng có thể, hãy ủy nhiệm (gửi tiếp) tlỗi (delegate it).
Nếu bạn phải thao tác bên trên tlỗi, mà lại mất nhiều hơn hai phút ít (tất cả đọc), hãy trì hoãn tlỗi (defer it).
Nếu bạn cần thỏng nhằm tham khảo (ngay cả khi bạn đang quyết định trì hoãn thư), hãy di chuyển thư vào thư mục tìm hiểu thêm của người tiêu dùng. Mục tiêu là bớt mốc giới hạn chúng ta đề nghị coi từng tlỗi.
Xóa thỏng (Delete it)
Xóa thỏng mà bạn ko bắt buộc đọc. Nếu chính là tlỗi rác rưởi, hãy xoá thư.
Nếu chúng ta ko lúc nào hy vọng thừa nhận tlỗi khác như một phần của hội thoại này, hãy bỏ qua thư.

Thực hiện: Thực tập nhị phút
Thật đáng ngạc nhiên về đều điều hoàn toàn có thể làm được vào nhì phút. lấy một ví dụ, có thể đánh giá các thỏng trong nhị phút ít trlàm việc xuống. Nhưng nếu như một tlỗi yêu cầu nhiều rộng nhì phút ít nhằm xử lý, hãy trì hoãn thỏng. Để có cảm thấy về khoảng chừng thời hạn nhì phút, hãy thử đo thời hạn mang đến bao gồm bạn.
Sau khi chúng ta xử trí thỏng, hãy thực hiện một vào những thao tác sau:
Xóa thỏng nếu thư ít đặc biệt.
Để lưu lại bạn dạng ghi về phần đông điều chúng ta vẫn có tác dụng, độc nhất vô nhị là mang đến mục tiêu suy xét vào lúc thời gian đánh giá hàng năm hoặc nhằm sẵn sàng report, hãy áp dụng Cách Nkhô giòn Xong, vốn cũng đánh dấu thư là đã hoàn thành.
Ủy nhiệm tlỗi (Delegate it)
Đôi khi chúng ta nhận ra thỏng vốn thiệt ra là dành cho tất cả những người không giống cách xử lý. Trong ngôi trường phù hợp này, hãy trả lời với bao gồm bạn mà lại nhiều người đang ủy quyền thỏng trên dòng Tới. Nếu các bạn nhận biết mình làm cho điều đó liên tiếp, hãy Để ý đến câu hỏi tạo nên Cách Nhanh hao để trả lời cùng thêm tín đồ ủy nhiệm vào dòng Tới.
Nếu bạn có nhu cầu theo dõi kế tiếp, hãy gắn cờ chủ yếu chúng ta vào thỏng trước lúc gửi đi. Trong Tkhô cứng Việc Cần Làm của công ty, hãy đánh dấu nhiệm vụ với thể loại
Đang đợi.
Trì hoãn thỏng (Defer it)
lúc nào nên trì hoãn thỏngViệc trì hoãn tlỗi tức là các bạn sẽ xem xét lại thỏng sau, Lúc có thời gian.
Lý vị nhằm trì hoãn thư:
Không thể xử lý thỏng trong tầm dưới nhì phút ít.
Mất những thời gian để gọi thỏng.
Tlỗi cần có phản hồi được biên soạn thảo cẩn trọng.
Thư cần có hành động bổ sung vào lịch trình khác (ví dụ như "Cần thêm vào tài liệu ").
Cách trì hoãn thư: Gắn cờ đến thỏngKhi bạn quyết định rằng bản thân không tồn tại thời hạn để cách xử lý một thư tức thì lập tức, bạn có thể đính thêm cờ mang đến thư:
Nếu bạn phải thao tác làm việc bên trên thư vào lúc này, hãy thêm cờ Hôm nay (chỉ là nhấn vào trái vào cờ).
Nếu khách hàng có thể trì hoãn dài lâu, hãy click chuột cần vào tlỗi cùng đính cờ ngày muộn hơn.
Nếu bạn sẽ nên tham khảo đến thư nhiều hơn thế nữa một lượt với bạn có nhu cầu có thể dễ ợt truy nhập vào thỏng, hãy kéo thỏng cho team Sau này vào Thanh Việc Cần Làm. Nếu người mua không có team Sau này, hãy để cờ Ngày Bắt đầu trên nhiệm vụ thành 100 năm về sau. (Hạn chế sử dụng cờ này để nó ko trở thành cờ đa năng vượt mua.)
Nếu bạn sẽ bắt buộc tlỗi về sau sát, gắn thêm cờ Không có Ngày nhằm thỏng xuất hiện làm việc phía trên cùng của Tkhô cứng Việc Cần Làm. Hạn chế sử dụng team này với xóa tiếp tục, vì nó nằm ngơi nghỉ phía bên trên cùng của list trách nhiệm của người sử dụng.
Ngoài Việc đính cờ cho thư, bạn tất cả thể:
Thêm các thể loại cân xứng.
Chọn Cách Nkhô hanh Tham khảo của người tiêu dùng nhằm khắc ghi tlỗi là vẫn gọi, ví như thỏng chưa được lưu lại là đang phát âm và tàng trữ tlỗi vào thư mục xem thêm của người sử dụng (1-Tyêu thích khảo).
Nếu bạn thấy rằng bản thân đã áp dụng thể nhiều loại với cờ kiểu như nhau những lần, hãy tạo Bước Nhanh khô mới nhằm đính cờ, phân loại cùng lưu trữ.
Sau khi 1 mục được lắp cờ, mục này sẽ xuất hiện vào Tkhô nóng Việc Cần Làm. Bằng cách gắn cờ đến thư và tàng trữ thư vào thư mục tham khảo của bản thân, các bạn vẫn xử trí thư cùng bây giờ có thể chuyển thỏng thoát ra khỏi tầm quan sát. Tuy nhiên, vì nó nằm vào list trách nhiệm của người sử dụng, bạn có thể chuyển sang tlỗi tiếp sau với hiểu được bạn sẽ trở về mục được thêm cờ sau.
Nếu bạn có nhu cầu thêm đọc tin vào mục được gắn thêm cờTxuất xắc thay tên trọng trách bằng cách lựa chọn trọng trách kia vào Tkhô cứng To-Do hoặc nhấp chuột cần vào nhiệm vụ với chọn Đổi tên Nhiệm vụ. Việc đổi tên nhiệm vụ sẽ không đổi khác chủ thể của thỏng, cơ mà giúp đỡ bạn dễ nắm bắt trách nhiệm tiếp theo sau của bản thân mình là gì.
Tạo một nhiệm vụ với tlỗi sinh sống dạng phần đính kèm.
quý khách hàng cũng hoàn toàn có thể thêm thể các loại sẽ giúp mình coi nhanh hao địa điểm của hành vi tiếp sau. Việc coi lướt qua Thanh Việc Cần Làm chứa các nhiệm vụ được phân các loại đã cho mình biết điều chúng ta có thể triển khai ngay (
Cuộc họp).
Sau lúc xử lý thư, bạn có thể xử lý danh sách trọng trách của mình. Đây là khi chúng ta vấn đáp những tlỗi mà lại chúng ta sẽ trì hoãn.
Chỉ cần lưu trữ thưĐôi khi chúng ta nhận được thỏng nhưng chúng ta không nhất thiết phải thao tác, tuy thế là thỏng mà người mua có thể cần dùng vào một ngày về sau. Một ví dụ giỏi là thư chứa gợi ý. Lưu trữ các thư này trong thư mục tìm hiểu thêm của doanh nghiệp (1-Tmê mệt khảo) bằng phương pháp lựa chọn Cách Nhanh hao Tsay mê khảo. Việc thêm thể các loại sẽ giúp dễ tìm thỏng hơn sau này nếu bạn buộc phải mang lại (chẳng hạn như
Dự án). Thực hiện nay vấn đề đó trước khi tàng trữ với Bước Nkhô nóng.
Sau Khi hoàn tất câu hỏi cách xử lý thỏng, các bạn sẽ bao gồm một Hộp tlỗi mang đến gọn gàng cùng có thể triệu tập vào kế hoạch cùng nhiệm vụ của khách hàng.
Đầu Trang
Xem lại hàng ngày: Quản lý thời gian cùng nhiệm vụ của bạn
Cách thực hành thực tế tốt nhất có thể được hiểu bắt buộc dành thời hạn vào từng buổi sớm nhằm làm chủ danh sách nhiệm vụ với kế hoạch của người sử dụng. Điều này bao gồm:
Xem lại các cuộc hẹn và cuộc họp của người dùng trong ngày và tuần sắp tới đây.
Xem lại các nhiệm vụ của người mua hàng và thực hiện điều chỉnh.
Thêm cuộc hẹn vào định kỳ của chúng ta để dành riêng thời gian hoàn thành công việc.
Từ chối
Khi các bạn xem xét lại định kỳ với list trọng trách của chính bản thân mình, hãy thiết thực về các điều bạn có thể triển khai. Đôi khi điều này Có nghĩa là cần lắc đầu. Dưới đó là một trong những cách để đem lại thời gian bằng phương pháp từ bỏ chối:
Từ căn năn buổi họp cơ mà chúng ta không cần phải tham gia. Vâng, người dùng có thể làm điều này.
Xoá nhiệm vụ mà người mua không cần phải làm hoặc bạn biết là mình sẽ không làm cho.
Gửi thỏng để cho tất cả những người khác biết rằng ai đang cân nhắc về bình luận (và bảo đảm gắn cờ chính bạn vào thư lúc gửi). Nên báo cho tất cả những người không giống hiểu được bạn sẽ phản hồi vào một ngày thiết thật thì tốt hơn là nhằm người kia nghĩ rằng người mua vẫn quên yêu thương ước.
Quản lý lịch
Thực tế là nếu như khách hàng bao gồm một ngày đựng đầy cuộc họp, thì quý khách hàng vẫn có ít thời gian hơn để hoàn thành nhiệm vụ cùng viết thỏng, vày vậy hãy di chuyển trách nhiệm quý phái ngày khác.
Nếu một nhiệm vụ sẽ chỉ chiếm thời gian lâu năm hoặc giả dụ đó là vấn đề các bạn yêu cầu làm cho (ngược cùng với nhiệm vụ nhưng mà chúng ta đưa ra quyết định rằng bản thân không nên làm), hãy kéo nó từ Danh sách Nhiệm vụ Hàng ngày lên lịch để dành riêng thời gian.
Các cách để chế tạo nhiệm vụ
Khi các bạn xem qua định kỳ với nhiệm vụ của chính mình, cực nhọc tránh khỏi Việc các bạn sẽ bước đầu nghĩ về phần đông điều không giống mà lại bản thân đề xuất làm cho. Dưới đó là một số trong những cách để tạo ra trách nhiệm trong Outlook:
Gắn cờ cho thư.
Nhập vào hộp Nhập nhiệm vụ mới ngơi nghỉ bên trên cùng của danh sách nhiệm vụ.
Dùng lối tắt bàn phím Ctrl+Shift+K để tạo nhiệm vụ mới.
Nếu người mua đang tài xế và có thể làm điều dưới đây một phương pháp thích hợp pháp cùng bình yên, hãy dùng tính năng ghi nhớ thoại trên thiết bị di động cầm tay hoặc điện thoại di động để ghi âm nhiệm vụ của người mua hàng và phiên âm sau đó vào Danh sách Việc Cần Làm.
Nếu ai đang trong buổi họp, hãy ghi crúc trong Onecảnh báo. Các mục được gắn thêm cờ vào Onecảnh báo hiện tại vào danh sách Outlook vụ bắt đầu.
Các phương pháp để thống trị nhiệm vụ
Dưới đó là những biện pháp chúng ta cũng có thể giúp bản thân xử trí nhiệm vụ:
Thêm trọng trách khi chúng gây ra bằng cách nhtràn lên vỏ hộp Nhập trọng trách bắt đầu trong Thanh hao To-Do hoặc làm việc trên thuộc của danh sách Nhiệm vụ, trong một khoảng trống vào Danh sách Nhiệm vụ Hàng ngày hoặc bằng phương pháp lựa chọn Nhiệm vụ Mới trong ribbon.
Dọn dẹp nhiệm vụ mà quý khách hàng không cần làm. Danh sách trọng trách là không khí đặc trưng của doanh nghiệp — đừng nhằm nó lộn xộn, nếu không sự có ích của nó sẽ thiếu đi. Đối với tlỗi được đính cờ mà bạn muốn lưu giữ, hãy chọn Loại bỏ khỏi Danh sách,nếu không, chỉ cần Xóa.
Đánh vệt chấm dứt cho trách nhiệm đã hoàn thành để loại bỏ chúng khỏi Tkhô giòn Việc Cần Làm.
Giúp trách nhiệm dễ triển khai rộng bằng phương pháp đổi chủ thể trọng trách của thư được gắn cờ. Chẳng hạn, tlỗi được gắn cờ bao gồm loại chủ đề Không thể biến hóa tứ bí quyết thành viên đội qua bàn phím đề xuất được đổi tên thành Trả lời Ryan, vốn là hành động tiếp theo trong nhiệm vụ này. Để chuyển đổi chủ đề trọng trách, nên lựa chọn mục vào Thanh To-Do cùng nhập chủ đề new hoặc click chuột bắt buộc, rồi lựa chọn Đổi tên Nhiệm vụ. Việc cố gắng đổi chủ đề trọng trách không có tác dụng biến hóa chủ thể của tlỗi. Chỉ tất cả chủ đề mà lại khách hàng thấy vào list trọng trách sẽ biến đổi.
Sắp xếp lại các nhiệm vụ của người mua nhằm team những trọng trách tương tự lại cùng nhau, chẳng hạn như các nhiệm vụ bao gồm và một thể các loại. Để dịch chuyển một nhiệm vụ, hãy chọn trọng trách trong danh sách nhiệm vụ với kéo nó. Bằng giải pháp này, chúng ta có thể thực hiện những nhiệm vụ tương tự như cùng cả nhà.
Kéo nhiệm vụ trong Danh sách Nhiệm vụ Hàng ngày và vào Thanh khô Việc Cần Làm mang đến ngày nhưng mà chúng ta dự tính tiến hành nhiệm vụ. Đối cùng với các nhiệm vụ mất nhiều thời gian, hãy kéo nhiệm vụ lên kế hoạch nhằm dành thời hạn xong xuôi đầy đủ trọng trách này.
Mặc mặc dù cần giữ gọn gàng, cơ mà đừng để nhiều thời hạn ưu tiên và cai quản danh sách trách nhiệm của doanh nghiệp. Quá trình quản lý list trách nhiệm tránh việc chỉ chiếm trọn cuộc sống của bạn!
Sử dụng lịch của bạn: Tạo cuộc hứa hẹn nhằm làm chủ thời gian
Ghi nhớ: Luôn có nhiều việc cần làm cho rộng là thời hạn để triển khai.
Một phần trong việc quản lý thời gian công dụng là quý khách cần thời gian để xử trí tlỗi, quản lý cuộc hẹn và nhiệm vụ của bản thân và suy nhĩ về điều các bạn phải làm.
Bạn có thể lên lịch thời gian này cho chính bản thân với các cuộc hứa hẹn cùng buổi họp tiếp tục bên trên định kỳ của khách hàng. Nên coi lịch của người dùng là kế hoạch thực sự mang đến thời gian của công ty — nếu bạn đã lên lịch một việc thì đó là điều người dùng khẳng định tiến hành vào lúc đó.
Dành thời hạn để:
Xử lý thư của người mua. Việc dành thời hạn nhằm giải pháp xử lý tlỗi đặc biệt quan trọng nếu như khách hàng thừa nhận được nhiều tlỗi. Ngay cả Khi người dùng đang thiết lập cấu hình quy tắc để chỉ tất cả những tlỗi quan trọng đặc biệt xuất hiện trong Hộp tlỗi mang lại của chính mình, người dùng vẫn cần thời gian để xử trí các thỏng đó.